Bæjarstjórn Vestmannaeyja fundur nr. 1318
| Bæjarstjórn Vestmannaeyja |
1318. fundur.
Ár 2002, fimmtudaginn 21. nóvember kl. 18.00 var fundur haldinn í bæjarstjórn Vestmannaeyja í sal Listaskólans.
Forseti bæjarstjórnar, Guðjón Hjörleifsson, stjórnaði fundi en fundargerð ritaði
Páll Einarsson .
Neðangreindir bæjarfulltrúar sátu fundinn auk Inga Sigurðssonar, bæjarstjóra.
Fyrir var tekið:
Samþykkt var með 7 samhljóða atkvæðum í upphafi fundar að heimila myndbandsupptöku af fundinum.
1. mál. Fundargerð skipulags- og byggingarnefndar:
a) Fundur haldinn 5. nóv. sl.
Liðir 1-17 voru samþ. með 7 samhl. atkv.
2. mál. Fundargerðir bæjarráðs:
a) 2644. fundur frá 4. nóv sl.
1. liður: Upplesið.
2. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
3. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
4. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
5. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
6. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
b) 2645. fundur frá 11. nóv. sl.
1. liður: Upplesið.
2. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
3. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
4. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
5. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
6. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
7. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
8. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
9. liður: Upplesið.
10. liður: Upplesið.
11. liður: Guðrún Erlingsdóttir bað um fundarhlé og var það veitt.
Liðurinn var samþ. með 7 samhl. atkv.
Svohljóðandi bókun barst:
" Samþykkjum tillögu Guðrúnar en höfnum frávísun meirihlutans þar sem fram hefur komið að vinna við endurskoðun hefur ekki farið fram. Fögnum aftur á móti því sem upplýst hefur verið að endurskoðun muni fara fram."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
12. liður: Upplesið.
13. liður: Upplesið.
14. liður: Upplesið.
c) 2646. fundur frá 18. nóv. sl.
1. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
2. liður: Upplesið.
3. liður: Upplesið.
4.liður: Svohljóðandi tillaga barst:
"Leggjum til að bæjarstjóra verði falið að ræða við bréfritara og svari í samráði við tækni- og umhverfissvið þeim athugasemdum sem fram koma í bréfi Drangs ehf. á hendur starfsmönnum bæjarins og skili um það greinargerð sem send verði bréfritara og lögð fyrir bæjarráð, eigi síðar en mánudaginn 9. des."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
Tillagan var samþ. með 6 atkv., 1 fjarv.
Liðurinn var að öðru leyti upplesinn.
Undir þessum lið lagði bæjarstjóri fram svör við fyrirspurn í 7. máli 2646. fundar bæjarráðs.
5. liður: Fram komu tilnefningar um eftirtalda aðila:
Sigurð Friðbjörnsson, Hjálmfríði Sveinsdóttur, Helga Bragason, Jón Valgeirsson,
Ólaf Elísson, Hafstein Gunnarsson og Inga Sigurðsson.
Samþ. með 6 atkv., 1 fjarv.
6. liður: Svohljóðandi bókun barst:
" Vekjum athygli á að fundargerð sem lögð hefur verið fram vegna fundar um málefni Þróunarfélagsins 13. nóv. sl. er langt frá því að vera fullnægjandi og er nokkrum mikilvægum atriðum sleppt s.s. umræðum um 6. gr. stofnsamnings félagsins o. fl."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
Liðurinn var síðan samþ. með 7 samhl. atkv.
7. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
8. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
9. liður: Samþ. með 7 samhl. atkv.
10. liður: Samþ. með 6 atkv., 1 sat hjá.
11. liður: Upplesið.
3. mál. Ársreikningar Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir árið 2001:
- fyrri umræða-
Svohljóðandi bókun barst:
"Í framhaldi af ársreikningum Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir árið 2001 vilja bæjarfulltrúar meirihlutans vísa til eftirfarandi greinargerðar löggilts endurskoðanda Þróunarfélags Vestm.eyja., sem fylgir með sem bókun.
1. Endurskoðun á ársreikningi
1.1 Ársreikningur
Við höfum lokið endurskoðun á ársreikningi Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir árið 2001 sem lagður er fram af stjórnendum félagsins. Samkvæmt ársreikningi er afkoma, heildareignir og eigið fé eftirfarandi:
Afkoma ársins....................................................................................... -1.950.028
Heildareignir......................................................................................... 40.945.978
Eigið fé................................................................................................... 7.020.273
1.2 Umfang og framkvæmd endurskoðunar
Tilgangur endurskoðunarinnar er að sannreyna að reikningsskilin séu gerð í samræmi við ákvæði laga og reglna og samkvæmt góðri reikningsskilavenju.
Í samræmi við góða endurskoðunarvenju hefur höfuðáhersla verið lögð á að skoða þá reikningsliði og innri eftirlitsþætti þar sem hætta á verulegum villum er mest.
Við endurskoðun á ársreikningnum höfum við sannreynt að eignir séu fyrir hendi og í eigu félagsins og að þær séu metnar í samræmi við gildandi lög, reglur og góða reikningsskilavenju. Við höfum einnig sannreynt að skuldir og aðrar skuldbindingar, þ.m.t. trygginga- og ábyrgðarskuldbindingar, séu tilgreindar og metnar í efnahagsreikningi, eða utan efnahagsreiknings, í samræmi við lög, reglur og góða reikningsskilavenju. Einnig höfum við farið yfir lotun reikningsliða og skoðað hvort framsetning þeirra í ársreikningnum sé rétt.
Við höfum yfirfarið ársreikninginn í heild, þ.m.t. hvort upplýsingar í skýrslu stjórnar og skýringum séu nægjanlegar og í samræmi við lög, reglur og góða reikningsskilavenju.
Við höfum lesið yfir fundargerðir stjórnar fram til 26. ágúst 2002 og þannig sannreynt að við gerð ársreikningsins sé tekið tillit til ákvarðana stjórnar sem fram koma í fundargerðum og hafa áhrif á reikningsskilin. Þess ber þó að geta að frágangur fundargerðarbókar fyrir árið 2002 er ekki til fyrirmyndar og þarf stjórn félagsins að fara yfir það mál og koma fundargerðabók í lag.
1.3 Sérstakar athugasemdir
Í tengslum við endurskoðun okkar viljum við koma eftirfarandi athugasemdum á framfæri:
Bókhald félagsins er fært af Deloitte & Touche en framkvæmdin hefur verið þannig að framkvæmdastjóri hefur haldið utan um bókhaldsgögn og komið með þau árlega til bókunar. Áður en komið var með bókhald til bókunar fyrir árið 2001 glötuðust tvær möppur í vörslu framkvæmdastjóra. Sökum þessa tafðist öll vinna við bókhald. Til að geta komið bókhaldi ársins 2001 saman var tekið á það ráð að fá afrit af greiðsluseðlum frá viðskiptabanka félagsins. Þessi vinna var tímafrek og síðan þegar gögnin voru komin var ekki alltaf ljóst hvað var verið að kaupa eða greiða. Í vinnslu bókhalds urðu einnig þau leiðu mistök að mappa fyrir ferðamál glataðist og voru sömu vinnubrögð höfð við að endurheimta þau gögn og gekk það vel og náðist að fá fullnægjandi skjöl fyrir öllum færslum vegna ferðamála.
Þrátt fyrir ofangreindar athugasemdir er það álit okkar að ársreikning félagsins megi byggja á bókhaldi þess. Rökin fyrir þessari skoðun okkar eru þau að allir fjármunir sem félagið hafði til ráðstöfunar fóru í gegnum reikninga í viðskiptabanka og þess vegna var hægt að rekja allar færslur. Þrátt fyrir það að einhverjir liðir séu bókaðir á ranga lykla þá er heildarniðurstaðan rétt.
2. Skýringar og ábendingar
2.1 Rekstrarreikningur
Við höfum meðal annars framkvæmt greiningu á liðum rekstrarreiknings og borið saman við fyrri ár og áætlun vegna ársins.
Athygli vekur að rekstrarreikningur félagsins þrútnar talsvert milli ára og helgast það af því að fleiri starfsmenn störfuðu hjá félaginu en árið 2000. Annað sem vekur athygli er hvað ferðakostnaður hækkar mikið milli ára en hluti skýringar er talsverðar ferðir vegna kaupa á Íslenskum matvælum.
Kostnaður vegna Athafnavers lækkar talsvert milli ára en það helgast af því að starfseminn lagðist af árið 2001.
Kostnaður vegna ferðamála lækkar eitthvað milli ára, það er ekki marktækur munur þar sem starfsemin getur sveiflast eitthvað milli ára.
2.2 Efnahagsreikningur
Efnahagsreikningur félagsins hefur breyst talsvert milli ára. Í efnahagsreikningi 2001 eru bókaðir áhættufjármunir og langtímakröfur fyrir um 20 mkr. Stærstu liðir eru fjárfesting í Öndvegisréttum sem er framleiðslueining sem framleiðir tilbúna rétti. Stefnt er að því að koma þessari verksmiðju í gang og selja hana síðan. Það sem er eignfært vegna þessa eru kaupin á verksmiðjunni og sá kostnaður sem þegar er fallinn til við að koma henni í gagnið. Á árinu 2001 var lagt hlutafé í Skúlason ehf. að fjárhæð 6 mkr. Erfitt hefur reynst að fá upplýsingar frá því félagi um hver hlutdeild Þróunarfélagsins er í heildahlutafé Skúlason og liggja þær upplýsingar ekki fyrir þegar ársreikningur er lagður fram. Ekki reyndist heldur unnt að fá neinar upplýsingar um fjárhagsstöðu þessa fyrirtækis.
Það þykir rétt að benda á það að skuldir félagins hafa hækkað um 22,2 mkr. milli ára og gæti það reynst erfitt að halda þeim skuldum í skilum ef ekki verður hægt að selja eitthvað af þessum eignum sem búið er að fjárfesta í. Eitthvað af þessum skuldum er með beinni bæjarábyrgð.
3. Skyldur stjórnar
Eins og fram kemur í áritun okkar þá er ársreikningur félagsins á ábyrgð stjórnar félagsins, okkar ábyrgð fellst í því áliti sem við látum í ljós á ársreikningum á grundvelli endurskoðunarinnar. Stjórn félagsins ber því ábyrgð á að bókhald félagsins sé fært og fundargerðarbók sé haldin um allar athafnir hennar.
4. Samstarf við stjórnendur og starfsmenn
Samstarf við stjórnendur var með ágætum og ekkert yfir því að kvarta. Framkvæmdastjóri og starfsmenn unnu mjög náið með endurskoðanda og starfsmönnum hans við alla vinnu varðandi að ná í gögn vegna bókhalds.
5. Niðurstaða
Eins og fram kemur í áritun okkar á ársreikning Þróunarfélags Vestmannaeyja er það álit okkar að hann gefi glögga mynd af afkomu félagsins á árinu 2001, þeirri breytingu sem varð á handbæru fé á árinu og af efnahag þess þann 31. desember 2001, í samræmi við lög, samþykktir félagsins og góða reikningsskilavenju.
Það er því álit okkar að samþykkja beri ársreikninginn á aðalfundi félagsins.
Vestmannaeyjum 28. október 2002
Deloitte & Touche hf.
Hafsteinn Gunnarsson
endurskoðandi
Þarna kemur ýmsilegt fram sem skýrir mörg af þeim málum sem ranglega hefur verið farið með í fjölmiðlum af bæjarfulltrúum V-listans. Þarna eru einnig athugasemdir sem stjórn Þ.V. mun ganga í svo skjótt sem verða má.
Starfsemi Þróunarfélags Vestmannaeyja skiptir miklu fyrir þetta bæjarfélag. Félagið hefur á starfstíma sínum komið að mörgum mikilvægum málum. Í mörgum tilvikum hefur félagið skoðað mögulega aðkomu að einstökum málum. En langoftast er um óháða ráðgjöf við frumkvöðla að ræða. Allt nýsköpunarumhverfi hefur verið mjög erfitt undanfarin misseri. Þróunarfélagið hefur ekki farið varhluta af því í framtaks fjárfestingum í upplýsingatækni. Umfram allt verðum við að hafa í huga að árið 2001 var erfitt Eyjamönnum. Í kjölfar stórra áfalla í atvinnulífinu á árinu 2000 var nauðsynlegt fyrir félagið að taka virkan þátt í atvinnuskapandi verkefnum í Eyjum.
Það er okkur mjög mikilvægt að nauðsynlegur friður og sátt skapist um starfsemi félagsins á nýjan leik. Með því vinnum við bæjarfélaginu mest gagn og sköpum félaginu starfsskilyrði sem eru grundvöllur þess að félagið nái að gegna hlutverki sínu."
Guðjón Hjörleifsson (sign), Arnar Sigurmundsson (sign), G. Ásta Halldórsdóttir (sign), Selma Ragnarsdóttir (sign)
Svohljóðandi bókun barst:
" Vegna bókunar meirihlutans:
Bókunum vísað á bug sem röngum. Teljum það ekki stórmannlegt að bera menn sökum án þess að það sé rökstutt."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
Svohljóðandi tillaga og greinargerð barst:
Tillaga
“Leggjum til að seinni umræða um reikninga Þróunarfélagsins fari ekki fram fyrr en allir stjórnarmenn hafa sætt sig við framlögð gögn og undirritað reikninginn.”
Greinargerð
Reglulega allt þetta ár hafa fulltrúar V-listans í bæjarstjórn Vestmanneyja leitað eftir skýringum á því hvers vegna ársreikningur Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir árið 2001 hafi ekki verið birtur á vordögum. Sveitarstjórnarlög kveða á um að reikningar félaga, stofnana og fyrirtækja skuli lagðir fyrir bæjarstjórn eigi síðar en 1. júní og skuli fara fram tvær umræður um þá með a.m.k. viku millibili.
Allt frá því að skoðunarmenn bæjarins lýstu yfir því í skýrslu dags. 20. apríl 2002, að reikninganna væri að vænta á næstu dögum hafa verið gerðar fyrirspurnir bæði í bæjarráði og bæjarstjórn Vestmannaeyja um reikningana. Það verður fyrst ljóst þegar skýrsla skoðunarmanna bæjarins frá 24. október sl. er birt að réttum upplýsingum, var haldið frá rétt kjörnum bæjarfulltrúum á skipulegan hátt með því að veita þeim ófullnægjandi eða rangar upplýsingar um ástæður dráttar sem varð á gerð og birtingu reikningsins. Það var ekki fyrr en við skýrslu skoðunarmanna bæjarins frá 24. október sl. að fram kemur hin raunverulega ástæða sem var sú að fylgiskjöl félagsins hafi glatast snemma á árinu 2002. Þessari staðreynd var haldið leyndri fyrir bæjarfulltrúum í rúma níu mánuði. Það kom svo fram á fundi 13. nóvember sl. að þessi gögn hefðu líklega tapast 12. eða 13. febrúar s.l. Strax þá var stjórnarformanni félagsins, Guðjóni Hjörleifssyni, gerð grein fyrir þessu. Þrátt fyrir það hélt hann þessu upplýsingum leyndum gagnvart stjórnarmönnum félagsins og bæjarfulltrúum allt til þess tíma að skýrsla skoðunarmanna Vestmannaeyjabæjar kom út 24. október sl., þar sem gerð er grein fyrir þessu. Þessi vinnubrögð stjórnarformannsins eru mjög til þess fallin að skapa tortryggni um starfsemi félagsins. Þá er rétt að nefna að fylgiskjöl um ferðamáladeild félagsins glötuðust einnig, auk þess sem skýrsla löggilts endurskoðenda sem send var bæjaryfirvöldum, þar sem gerð er grein fyrir þeim eðlilegu annmörkum sem hljóta að fylgja því að færa ársreikning þegar fylgiskjöl hafa tapast, kom ekki í ljós fyrr en upplýsingar um tilvist þeirrar skýrslu komu fram hjá löggiltum endurskoðanda félagsins á fundi 13. nóvember sl.
Í ljósi þessarar sögu ákvað einn stjórnarmaður í Þróunarfélaginu Björn Elíasson að fara vandlega yfir reikninga þess áður en hann ritaði undir þá. Fyrir það ber að þakka. Í því sambandi má nefna að löggiltur endurskoðandi félagsins hefur lýst því yfir að ekki hafi verið mögulegt að átta sig á því hvað hafi orðið um fjármuni sem lagðir voru í fyrirtækið Skúlason en um það segir hann m.a. “Á árinu 2001 var lagt hlutafé í Skúlason ehf. að fjárhæð 6 milljónir. Erfitt hefur reynst að fá upplýsingar frá því félagi um hver hlutdeild Þróunarfélagsins er í heildarhlutafé Skúlason ehf. og lágu þær upplýsingar ekki fyrir þegar ársreikningur var lagður fram. Ekki reyndist heldur unnt að fá neinar upplýsingar um fjárhagsstöðu þessa fyrirtækis.” Það hefur komið fram hjá framkvæmdastjóra félagsins að hlutur Þróunarfélagsins sé u.þ.b. 25%, en heildarhlutafé þess er 500 þúsund kr. Það má því leiða líkur að því að gengið hafi verið út frá genginu 48 við kaup á hlutum í félaginu. Það er mikilvægt að það liggi fyrir hvaða rannsókn fór fram áður en þessi ákvörðun var tekin.
Þá má nefna að ferða-, risnu-, ökutækja- og kreditkortareikningar eru rúmlega þrjár milljónir sem hlýtur að teljast hátt hlutfall þegar haft er í huga að á árinu 2001 störfuðu þegar mest var 2 starfsmenn hjá félaginu. Þá hefur Björn komist að því að félagið hefur greitt Skjá einum 500 þúsund kr. þrátt fyrir að stjórnin hafi tekið ákvörðun um að greiða þetta ekki. Þetta er fært sem bíómynd hjá Nýja bíói.
Hér hafa aðeins verið nefnd nokkur dæmi um það sem ókannað er auk þess sem þegar hefur komið fram að hvergi er að finna í fundargerðum stjórnarinnar bókanir um ákvarðanir hennar að því er varðar þessi útgjöld, en í 6. gr. stofnsamþykktar félagsins kemur fram að félagið verði aðeins bundið við skuldbindingar sínar að allir stjórnarmenn riti undir hana. Það hefur farist fyrir í mörgum tilvikum. Þá er það sérstakt rannsóknarefni að mikið af gögnum tengd félaginu hafi glatast. Það er því ljóst ef viðunandi svör fást ekki er minnihlutanum nauðugur sá kostur að setja félagið í opinbera rannsókn, hjá viðeigandi yfirvöldum, t.d. varðandi vangoldna vörsluskatta lífeyrisgreiðslna, laun, stéttarfélagsgjöld o.fl."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
Svohljóðandi afgeiðslutillaga barst:
" Bæjarstjórn samþykkir að síðari umræða um ársreikninga Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir 2001 fari fram á fundi bæjarstjórnar 12. desember nk.
Jafnframt liggi þá fyrir nánari skýringar og upplýsingar um fjárfestingu félagsins frá stjórn Þróunarfélags Vestmannaeyja í Skúlason ehf. að fjárhæð 6 milljónir króna á árinu 2001."
Arnar Sigurmundsson (sign), Ásta Halldórsdóttir (sign), Selma Ragnarsdóttir (sign)
Forseti úrskurðaði að þessi tillaga gengi lengra en tillaga minnihluta bæjarstjórnar hér að framan og yrði því tekin til afgreiðslu fyrst og þá um leið afgreiðslutillaga á þeirri fyrri sem ekki kemur til atkvæðagreiðslu.
Guðrún Erlingsdóttir bað um fundarhlé og var það veitt.
Svohljóðandi bókun barst:
" Mótmælum því að forseti bæjarstjórnar skuli úrskurða í máli sem snýr að honum sjálfum sem stjórnarformanni Þróunarfélagsins vegna afgreiðslu ársreikninga félagsins fyrir 2001.
Mótmælum einnig úrskurði forseta þar sem við teljum tillögu okkar ná lengra."
Lúðvík Bergvinsson (sign), Guðrún Erlingsdóttir (sign), Stefán Jónasson (sign)
Afgreiðslutillagan var því næst samþ. með 4 atkv., 3 sátu hjá.
Að lokum var samþ. með 7 samhl. atkv. að vísa ársreikningum Þróunarfélags Vestmannaeyja fyrir árið 2001 til síðari umræðu.
Fleira ekki bókað. Fundi slitið kl. 22.45.
Selma Ragnarsdóttir Guðrún Erlingsdóttir
Ásta Halldórsdóttir Stefán Jónasson
Ingi Sigurðsson Arnar Sigurmundsson
Guðjón Hjörleifsson Lúðvík Bergvinsson