Nýjar verklagsreglur við umsýslu aðsendra reikninga

Til viðskiptamanna Vestmannaeyjabæjar

Efni: Umsýsla og meðferð aðsendra reikninga hjá Vestmannaeyjabæ.

Með innleiðingu nýs bókhaldskerfis hjá Vestmannaeyjabæ hafa orðið breytingar á umsýslu og meðferð aðsendra reikninga sem berast Vestmannaeyjabæ. Frá og með 1. febrúar hafa allir reikningar verið myndaðir og sendir til uppáskriftar með rafrænum hætti til forstöðumanns eða starfsmanns hlutaðeigandi stofnunar sem óskaði eftir viðkomandi vöru eða þjónustu.

Nokkuð hefur borið á því að reikningar sem berast Vestmannaeyjabæ sýni ekki með skýrum hætti hvaða forstöðumaður eða starfsmaður óskaði eftir viðkomandi vöru eða þjónustu og jafnvel að ekki sé getið í nafni hvaða stofnunar viðskiptin eru. Vegna hins breytta fyrirkomulags á umsýslu og meðferð aðsendra reikninga er nauðsynlegt að eftirfarandi atriði komi með skýrum hætti fram á aðsendum reikningum:

1.      Nafn þeirrar stofnunnar sem pantar viðkomandi vöru eða þjónustu.

2.      Nafn þess starfsmanns sem pantar viðkomandi vöru eða þjónustu eða nafn tengiliðs viðkomandi stofnunar.

3.      Tilgreining samnings ef um slíkt er að ræða.

Þess er jafnframt óskað að allir reikningar verði héðan í frá skrifaðir á Vestmannaeyjabæ, kt. 690269-0159 og sendir beint til bókhaldsdeildar Vestmannaeyjabæjar í Ráðhúsinu við Tröð, 900 Vestmannaeyjum.

Reikningar sem ekki bera með sér ofangreind atriði verða ekki greiddir, þar sem ekki verður hægt að ganga úr skugga um réttmæti slíkra reikninga og verða þeir því endursendir hlutaðeigandi viðskiptamanni.

Virðingarfyllst,

Viktor S. Pálsson, framkv.stj.

stjórnsýslu- og fjármálasviðs.